Rund 30.000 Bewerbungen gehen bei der adesso Group ein – im Quartal. Offensichtlich macht der Beratungs- und IT-Dienstleister eine Menge richtig, wenn es darum geht, potenzielle Mitarbeitende für sich zu begeistern. Was ist das Geheimnis? Und wie geht man mit dieser Flut an Bewerbungen systematisch um? ServiceToday-Redakteur Michael Braun sprach mit Gaby Ostermann, Director Recruiting bei der adesso SE, über das enorme Wachstum des Unternehmens und die daraus resultierenden Herausforderungen im Recruiting. Sie erläutert die organisatorische Struktur ihres Teams, die Bedeutung von Employer Branding und Maßnahmen zur Mitarbeiterzufriedenheit. Zudem gibt sie Einblicke in die Implementierung Künstlicher Intelligenz im Bewerbungsprozess sowie in die Pflege von Kontakten zu ehemaligen Mitarbeitenden.
Michael Braun: Ihre Organisation ist in den letzten Jahren enorm gewachsen. Können Sie uns den Prozess beschreiben?
Gaby Ostermann: Ich bin seit zwölf Jahren bei der adesso SE beschäftigt und seitdem verantwortlich für das Recruiting. In diesen zwölf Jahren hat sich das Unternehmen erheblich vergrößert, was auch das Wachstum unseres Teams und der Themen, die wir bearbeiten, vorangetrieben hat. Unser Recruiting-Team umfasst inzwischen rund 50 Mitarbeitende. Angesichts der Tatsache, dass die adesso SE mittlerweile über 6.000 festangestellte Mitarbeitende und mehr als 10.000 in der gesamten adesso Group zählt, ist es unerlässlich, ein gut strukturiertes und effizientes Recruiting-Team zu haben.
Michael Braun: Sind alle 50 Mitarbeitenden Ihres Teams hier am Standort beschäftigt?
Gaby Ostermann: Nein, unser Team ist auf verschiedene Standorte verteilt. Ich würde schätzen, dass etwa 25 Prozent des Teams hier in Dortmund arbeiten, der Rest ist deutschlandweit tätig. adesso hat über 30 Standorte in Deutschland, und wir haben entschieden, dass an den größeren Standorten, wo ein hoher Bedarf an Führungskräften besteht, auch Recruiting-Kolleginnen und Kollegen vor Ort sein sollten. So können sie schnell und unkompliziert mit den Führungskräften in Kontakt treten.
Michael Braun: Erfolgt das Recruiting dann standortspezifisch, und Sie koordinieren die Prozesse zentral?
Gaby Ostermann: Genau. Wir sind in einer Matrixorganisation aufgestellt, was bedeutet, dass das Unternehmen nach Branchen organisiert ist, die wir als Business Lines bezeichnen, wie zum Beispiel Versicherungen, Automotive oder Healthcare. Innerhalb des Recruiting-Teams gibt es Kolleg:innen, die diese Business Lines betreuen. Darüber hinaus organisieren wir uns auch nach Standorten. Die eingehenden Bewerbungen werden zunächst standortbezogen gesichtet und dann zusätzlich nach fachlichen Schwerpunkten sortiert. So hat jeder seinen speziellen Verantwortungsbereich, um die Bewerbungen zu sichten, Führungskräfte zu betreuen und Maßnahmen zu koordinieren.
Michael Braun: Sie erhalten im Quartal 30.000 Bewerbungen. Wie arbeiten Sie mit dieser Menge?
Gaby Ostermann: adesso hat sich im Laufe der Jahre zu einem sehr bekannten IT-Dienstleister entwickelt. Als ich vor zwölf Jahren angefangen habe, kannten uns nur wenige. Damals lag unser Fokus stark auf dem Personalmarketing, da wir unsere Zielgruppe – die IT-Fachkräfte – zunächst einmal auf uns aufmerksam machen mussten. Heute ist das ganz anders. Unser Bekanntheitsgrad ist erheblich gestiegen, und wir werden mittlerweile von unserer Zielgruppe als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen. Dies spiegelt sich in der Anzahl der Bewerbungen wider. Während wir vor zwölf Jahren mit etwa 3.000 Bewerbungen im gesamten Jahr starteten, liegen wir heute bei 80.000 bis 90.000 Bewerbungen jährlich. Diese Entwicklung ist nicht nur auf unseren wachsenden Bekanntheitsgrad zurückzuführen, sondern auch auf die breite Streuung unserer Standorte in ganz Deutschland. Früher haben wir aus vier bis fünf Standorten rekrutiert, heute haben wir allein in Deutschland über 30, was eine hervorragende Abdeckung ermöglicht. Zudem investieren wir viel in die Mitarbeiterzufriedenheit, indem wir flexible Homeoffice-Modelle, umfangreiche Benefits und Weiterbildungsangebote anbieten. All das trägt dazu bei, dass wir als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden und entsprechend viele Bewerbungen erhalten.
Michael Braun: Können Sie etwas mehr darüber erzählen, welche Maßnahmen Sie ergreifen, um die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu fördern? Sie haben Benefits erwähnt.
Gaby Ostermann: Ja, das ist ein sehr breites Feld. Wir bieten verschiedene Gehaltsmodelle und Prämien an. Zum Beispiel erhalten Mitarbeitende eine Prämie, wenn sie neue Kolleginnen und Kollegen empfehlen oder wenn sie eine Abschlussarbeit betreuen. Auch bei erfolgreicher Kundenakquise gibt es Prämien. Neben diesen finanziellen Anreizen haben wir ein umfangreiches Weiterbildungsprogramm. Es ist uns wichtig, dass unsere Mitarbeitenden kontinuierlich qualifiziert bleiben, da sich die IT-Branche sehr schnell weiterentwickelt. Zusätzlich bieten wir zahlreiche weitere Benefits wie Jobräder, einen Hemdenreinigungsservice, kostenfreie Getränke sowie Obst und Gemüse. Auch die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns wichtig. So bieten wir zum Beispiel eine Ferienbetreuung für die Kinder unserer Mitarbeitenden an. An verschiedenen großen Standorten, wie Dortmund, können Mitarbeitende ihre Kinder während der Ferienzeit betreuen lassen, was ihnen den Arbeitsalltag erleichtert. Zudem veranstalten wir regelmäßig Sommerfeste und andere Events, um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. All diese Maßnahmen tragen dazu bei, dass sich unsere Mitarbeitenden wohlfühlen und ihre Arbeit gerne machen.
Michael Braun: Wie organisieren Sie das Employer Branding? Haben Sie ein spezielles Team dafür?
Gaby Ostermann: Ja, im Recruiting-Team gibt es ein eigenes Employer Branding Team, das sehr eng mit der Marketing-Abteilung zusammenarbeitet. Gemeinsam entwickeln sie Strategien, um adesso sowohl intern als auch extern als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Denn nur wenn man im Unternehmen selbst eine starke Marke etabliert hat, kann man diese auch erfolgreich nach außen kommunizieren. Das Team arbeitet kontinuierlich an Kommunikationsstrategien und Maßnahmen, um sicherzustellen, dass wir als Arbeitgeber wahrgenommen werden, der seine Mitarbeitenden wertschätzt und unterstützt.
Michael Braun: Und wie sieht es mit dem Onboarding neuer Mitarbeitender aus? Gibt es spezielle Maßnahmen, um den Einstieg zu erleichtern?
Gaby Ostermann: Das Onboarding beginnt bereits, sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist. Es kommt jedoch auf den individuellen Mitarbeitenden an. Manche möchten schon vor ihrem offiziellen Start engeren Kontakt zu uns und nehmen an Team-Events teil oder erhalten einen Paten zur Seite gestellt. Andere möchten zunächst ihre bisherige Arbeit ordentlich abschließen und sich dann vollständig auf den neuen Job konzentrieren. Unabhängig davon nehmen alle neuen Mitarbeitenden an einem zweitägigen Welcome Day teil, bei dem sie unsere Unternehmenskultur kennenlernen und wichtige Informationen über die Organisation, die Projektarbeit und administrative Abläufe erhalten. Nach diesen Einführungstagen erfolgt das Onboarding in den jeweiligen Teams, wo die neuen Mitarbeitenden gezielt eingearbeitet und in die Projekte eingeführt werden. Es gibt auch regelmäßige Gespräche mit der Führungskraft, um Ziele festzulegen und den Fortschritt während der Probezeit zu besprechen.
Michael Braun: Wenn eine Bewerbung bei Ihnen eingeht, wie schnell kann der Bewerber dann mit einer Rückmeldung rechnen? Haben Sie sich dafür selbst Vorgaben gemacht?
Gaby Ostermann: Wir haben uns klare KPIs gesetzt. Im Recruiting soll eine Bewerbung nicht länger als zwei Tage bei uns verbleiben. In dieser Zeit muss die Bewerbung an den Fachbereich weitergeleitet werden. Sollte es notwendig sein, vom Kandidaten Unterlagen anzufordern, verzögert sich dieser Prozess entsprechend, aber sobald eine Bewerbung vollständig ist, sollte sie innerhalb von zwei Tagen weitergeleitet werden. Der Fachbereich hat dann weitere fünf Arbeitstage Zeit, um ein Feedback zu geben. Unser Ziel ist es, dass der oder die Bewerbende nach spätestens sieben Arbeitstagen entweder eine Einladung zum Interview oder eine Absage erhält.
Im Idealfall findet das Interview dann innerhalb einer weiteren Woche statt. Bei Positionen für Studierende oder Absolventinnen und Absolventen reicht in der Regel ein Gespräch, das nach dem Vier-Augen-Prinzip geführt wird – also immer mit zwei Führungskräften. Dadurch kann der gesamte Prozess innerhalb von zweieinhalb bis drei Wochen abgeschlossen sein, sodass der oder die Bewerbende innerhalb von drei Wochen ein Vertragsangebot erhält. In einigen Fällen kann es sogar schneller gehen, wenn die Führungskraft sehr zügig Feedback gibt und das Interview beispielsweise schon nach drei Tagen stattfindet.
Bei Fach- oder Führungspositionen ist der Prozess oft mehrstufig, was bedeutet, dass bis zu drei Interviews geführt werden. Ein solcher Prozess kann sich daher durchaus auf zwei Monate erstrecken. Wenn dann noch Kündigungsfristen berücksichtigt werden müssen, kann es schnell drei bis vier Monate dauern, bis der oder die neue Mitarbeitende tatsächlich im Unternehmen startet.
Michael Braun: Erhalten Sie auch Rückmeldungen von den Kandidatinnen und Kandidaten hinsichtlich der Geschwindigkeit des Prozesses?
Gaby Ostermann: Ja, wir versenden nach jedem Bewerbungsprozess einen Feedbackbogen – jedoch nur, wenn der oder die Bewerbende auch tatsächlich in einem Interview war – das Feedback ist uns sehr wichtig. Wir fragen sie nach ihrer Erfahrung im Bewerbungsprozess und im Interview, und was wir besser machen können. Natürlich gibt es auch Bewerbende, die aus Frustration über eine Absage negatives Feedback, beispielsweise auf öffentlichen Bewertungsplattformen, geben. Solche Rückmeldungen nehmen wir ebenfalls ernst und versuchen, diese Fälle zu bearbeiten, da sie uns oft Hinweise darauf geben, wo es im Prozess möglicherweise Schwachstellen gibt. Diese Umfragen sind für uns ein wertvolles Instrument, um kontinuierlich an der Verbesserung unserer Prozesse zu arbeiten.
Michael Braun: Pflegen Sie auch die Rückmeldungen auf diesen Bewertungsplattformen?
Gaby Ostermann: Dafür haben wir ein eigenes Team. Dieses Team kümmert sich um die Statements, die sowohl von Mitarbeitenden als auch von Bewerbenden auf den Plattformen abgegeben werden. Sie lesen sich die Rückmeldungen durch und versuchen, darauf einzugehen – manchmal auch öffentlich. Dabei geht es darum, Missverständnisse aufzuklären, Dinge richtigzustellen oder den Betroffenen ein weiteres Gesprächsangebot zu machen, um die Situation genauer zu klären. Zusätzlich analysiert das Team die gesammelten Feedbacks, um Regelmäßigkeiten oder Unregelmäßigkeiten zu identifizieren. Wenn beispielsweise häufig bemängelt wird, dass das Feedback zu spät kommt, überlegen wir, wie wir diesen Prozess beschleunigen können.
Das Team trifft sich einmal im Quartal, um die Daten auszuwerten und zu prüfen, was dies für unsere internen Prozesse bedeutet. Es ist oft eine Herausforderung, auf öffentliche Rückmeldungen richtig zu reagieren, insbesondere wenn es um heikle Themen geht. In solchen Fällen arbeiten wir auch eng mit dem Marketing zusammen, um die bestmögliche Antwort zu formulieren. Es gibt Situationen, in denen wir nicht sicher sind, ob ein Vorfall tatsächlich so passiert ist, und das macht es manchmal schwierig, angemessen zu reagieren.
Zusätzlich gibt es rechtliche Fragen, etwa ob Bewertungen anonym oder unter Klarnamen abgegeben werden dürfen, was das Ganze noch komplexer macht. Anonyme Postings sind besonders schwierig, da wir die Personen nicht direkt kontaktieren können. Dennoch nehmen wir jede Rückmeldung ernst und bieten immer ein Gespräch an, um das Problem zu klären. Bei der großen Anzahl von Bewerbungen und Rückmeldungen ist es natürlich unvermeidlich, dass auch mal etwas schiefläuft oder es Missverständnisse gibt. In solchen Fällen bitten wir um Entschuldigung und arbeiten daran, den Fehler in Zukunft zu vermeiden. Es ist wichtig, jedes Feedback einzuordnen, insbesondere wenn es aus Frustration über eine Absage resultiert.
Michael Braun: Pflegen Sie den Kontakt zu Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen?
Gaby Ostermann: Dazu haben wir ein gut etabliertes Offboarding-Programm implementiert. Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, sprechen wir im HR-Bereich nochmals mit ihnen, um die Gründe für ihren Weggang zu erfahren und herauszufinden, ob es Bereiche gibt, in denen wir uns verbessern können. Oftmals sind es jedoch persönliche Gründe, die nichts mit dem Unternehmen zu tun haben, wie zum Beispiel der Wunsch, eine neue berufliche Herausforderung zu suchen oder die Notwendigkeit, weniger zu reisen, etwa aufgrund einer Familiengründung. Um den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitenden nicht zu verlieren, haben wir vor etwa drei Jahren ein Alumni-Programm ins Leben gerufen. Dieses Programm ermöglicht es uns, den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitenden zu pflegen und sie zu Veranstaltungen einzuladen. Ehemalige Mitarbeitende haben auch die Möglichkeit, weiterhin Empfehlungen auszusprechen und dafür Prämien zu erhalten. So bleibt die Beziehung zum Unternehmen bestehen, auch wenn das Arbeitsverhältnis offiziell beendet ist.
Michael Braun: Welche Kanäle nutzen Sie, um neue Mitarbeitende zu finden, insbesondere für verschiedene Zielgruppen?
Gaby Ostermann: Einer der erfolgreichsten Kanäle ist unser Mitarbeiterempfehlungsprogramm. Unsere Mitarbeitenden kennen die Anforderungen und die Unternehmenskultur am besten und können potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten gezielt empfehlen. Etwa ein Viertel unserer Neueinstellungen erfolgt über dieses Programm. Darüber hinaus sind klassische Stellenanzeigen nach wie vor ein wichtiger Kanal, obwohl oft angenommen wird, dass diese an Bedeutung verloren hätten. Da wir über 400 Positionen ausschreiben, können wir eine breite Streuung erreichen und erhalten viele Bewerbungen. Dabei sind wir flexibel: Wenn wir einen Lebenslauf erhalten, der besser auf eine andere als die beworbene Stelle passt, schlagen wir dies dem Bewerbenden vor. Ein weiterer wichtiger Kanal ist die Zusammenarbeit mit externen Personalberatern, insbesondere für spezialisierte oder schwer zu besetzende Positionen. Zudem haben wir ein eigenes Team für die Direktansprache im Haus, das aktiv auf Kandidatinnen und Kandidaten zugeht, insbesondere für Positionen, die wir in größerer Zahl benötigen, wie Software Engineers oder Architects. Initiativbewerbungen akzeptieren wir hingegen seit kurzem nicht mehr, da sie oft von Bewerbenden kamen, die sich nicht intensiv mit unserem Unternehmen auseinandergesetzt hatten.
Michael Braun: Setzen Sie auch Künstliche Intelligenz im Bewerbungsprozess ein?
Gaby Ostermann: Das ist ein Thema, mit dem wir uns derzeit intensiv beschäftigen. Wir haben ein internes Projektteam, das prüft, ob und wie wir eine KI implementieren können. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass die KI nicht die Entscheidung über die Auswahl der Kandidaten treffen soll, sondern uns vielmehr dabei unterstützen soll, die besten Matches zwischen Bewerbenden und offenen Stellen zu identifizieren. Hierbei geht es um die Nutzung eines sogenannten Matching-Algorithmus. Unsere Auslandsgesellschaft in den Niederlanden hat ein entsprechendes Tool entwickelt, das wir momentan testen. Dieses Tool analysiert Lebensläufe und vergleicht die darin genannten Hard Skills, also die technischen Fähigkeiten, mit den Anforderungen unserer offenen Stellen. Das Tool erstellt dann ein Ranking der Positionen, die am besten zu dem jeweiligen Kandidaten passen könnten.
Aktuell erfolgt dieses Matching bei uns noch manuell durch die Recruiter. Doch angesichts der Größe unseres Unternehmens und der Vielzahl der offenen Stellen wird es zunehmend herausfordernd, den Überblick zu behalten. Eine KI könnte hier eine wertvolle Unterstützung bieten, indem sie den Recruitern Vorschläge macht, die sie dann weiterverfolgen können.
Es ist uns jedoch wichtig, dass die finale Entscheidung weiterhin von Menschen getroffen wird. Wir möchten vermeiden, dass ein Algorithmus irgendwann eigenständig Entscheidungen trifft, die möglicherweise nicht immer korrekt sind. Aus diesem Grund legen wir großen Wert darauf, die KI nur als unterstützendes Tool einzusetzen, das datenschutzrechtlich abgesichert ist und dazu beiträgt, den Auswahlprozess effizienter zu gestalten, ohne die menschliche Komponente zu ersetzen. Wenn alles nach Plan verläuft, hoffen wir, das Tool entweder Anfang nächsten Jahres oder im zweiten Quartal implementieren zu können. Es soll uns dabei helfen, Bewerbende noch gezielter und schneller den passenden Positionen zuzuordnen.
Michael Braun: Wissen Sie noch, wie Sie auf adesso aufmerksam geworden sind?
Gaby Ostermann: Tatsächlich bin ich über eine Personalberatung angesprochen worden. Der Auswahlprozess hat mir großen Spaß gemacht, und ich hatte tolle Gespräche, unter anderem mit dem damaligen Vorstand Christoph Junge und der aktuellen HR-Vorständin Kristina Gerwert. Beide sind noch heute im Unternehmen tätig, und sie haben seinerzeit überzeugend darstellen können, warum sie jemanden für das Recruiting benötigen – und was sie bei adesso aufbauen wollen. Als ich anfing, waren wir etwa 800 Mitarbeitende in der gesamten Gruppe, und heute sind wir wie gesagt über 10.000 – gerade auch aus Personalentwicklungssicht eine extrem spannende Reise.
/ INFO
Die adesso SE ist ein börsennotiertes IT-Dienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in Dortmund. Zu den Kernbranchen des Unternehmens zählen Versicherungen/Rückversicherungen, Banken/Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Öffentliche Verwaltung, Automobilindustrie, Maschinenbau und Fertigungstechnik, Handel sowie Energie- und Wasserwirtschaft.
Kürzlich ist das Unternehmen von Great Place to Work als bester Arbeitgeber Deutschlands bewertet worden – und landete außerdem auf Platz 2 bei Best Workplace Europe. Die Werte der Erhebung sind beeindruckend:
99 % sagen, als neue Mitarbeitende fühlt man sich bei adesso willkommen.
96 % sagen: Ich komme gerne zur Arbeit und 98 % finden, dass besondere Ereignisse bei adesso gefeiert werden.
98 % sagen: Ich werde hier unabhängig von meiner Position als vollwertiges Mitglied behandelt. 100 % der adessi fühlen sich unabhängig von Nationalität oder ethnischer Herkunft fair behandelt.
